Struktur durch Zeitmanagement im Praxisalltag die besten Methoden
Wie gelingt es, den vollen Praxisalltag mit seinen vielseitigen Aufgaben zu bewältigen? Wir stellen Ihnen vier Methoden vor, die Ihnen helfen sollen, zielstrebig, effizient und nach Prioritäten zu arbeiten.
Das Eisenhower-Prinzip
Der Ansatz: Aufgaben priorisieren und abarbeiten.
Liegen zu viele Aufgaben auf dem Tisch, schaffen wir es nicht mehr, bis zum Ende des Tages die Liste komplett abzuarbeiten. Was liegen bleibt, verlagert sich auf die Arbeitszeit des folgenden Tages. Leider warten dort schon wieder neue Aufgaben, deren Ausführung sich durch den Überhang vom Vortag ebenfalls verzögert. Schnell gerät man so in einen Dauerzustand der Überlastung. Mit der Eisenhower-Methode werden die Aufgaben zwar nicht weniger. Doch es gelingt, sie nach Prioritäten abzuarbeiten, zu delegieren oder ganz von der Agenda zu streichen.
Die ALPEN-Methode
Der Ansatz: optimale Tagesorganisation
Mit dieser Methodik strukturieren Sie durch fünf einfache Arbeitsschritte Ihren Tag effizient.
Aufgaben definieren: Verschaffen Sie sich eine Übersicht über alle zu erledigenden Aufgaben für den Tag.
Länge schätzen: Schätzen Sie die Zeit, die Sie für die Erledigung der einzelnen Aufgaben benötigen. Die Summe der somit verplanten Zeit gibt Ihnen einen Eindruck, ob Sie Ihr geplantes Tagespensum überhaupt bewältigen können.
Pufferzeiten einplanen: Sie sollten nur 60 Prozent Ihrer Arbeitszeit verplanen und 40 Prozent für unerwartete Ereignisse sowie soziale Aktivitäten reservieren.
Entscheidungen treffen: Entscheiden Sie, welche Aufgabe Sie zuerst und welche im weiteren Tagesverlauf bearbeiten. Hierzu ist die Priorisierungs-Methoden der Eisenhower-Matrix hilfreich.
Nachkontrolle: Prüfen Sie am Abend, wie gut Ihre Planung aufgegangen ist und ob Sie Ihre Ziele erreicht haben.
Das Pareto-Prinzip
Der Ansatz: Wirkungsgrad optimieren
Wie kommt es, dass andere ihre Aufgaben immer schneller erledigt haben als man selbst vorankommt? Es könnte daran liegen, dass sie das Pareto-Prinzip berücksichtigen. Die Methode sorgt dafür, dass Sie sich in Ihrer Arbeitszeit auf die Aufgaben fokussieren, die die größten Auswirkungen auf das Ergebnis haben. Nach der empirisch nachgewiesenen 80-20-Regel erreichen wir nämlich mit 20 Prozent der Aufgaben 80 Prozent des Ergebnisses. Filtern Sie die entscheidenden 20 Prozent aus der Aufgabenliste heraus und bearbeiten Sie diese.
Getting Things Done
Der Ansatz: Zeitmanagement für Beruf und Privatleben
Der Tag besteht aus gefühlten Tausend kleinen Aufgaben, an welche es zu denken gilt. Nicht selten, kommt uns ein neues oder bereits untergegangenes To-Do in den Sinn, während wir gerade an einer Aufgabe arbeiten. Getting Things Done ist ein Handlungs-Workflow, der Ihnen hilft zu entscheiden, ob Sie eine Aufgabe selbst erledigen, delegieren oder ignorieren, ob Sie sich gleich darum kümmern oder sie für später eintakten. Die fünf Schritte der Methode zum Handling von Aufgaben sind: Sammeln, Verarbeiten, Organisieren, Durchsehen und Erledigen. Sollten Sie eine Aufgabe nicht innerhalb von zwei Minuten erledigen können, kommt sie auf eine passende Liste wie zum Beispiel „Projekte“ oder „Warten“. Termine werden im Kalender eingetragen. Einmal am Tag gehen Sie Ihre Listen durch und entscheiden, welche Aufgaben als nächstes zu bearbeiten sind.
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